Gürültü sınırları ve saat kısıtları için yerel yönetmeliklere göre izin başvurularını en az 10 gün önce yapın. Komşulara tarih/saat içeren bilgilendirme notu bırakın, telefonla iletişim kişisi belirtin. Ses limitini sahne kenarında dB metre ile gerçek zamanlı takip edin.
48 saat önce meteoroloji kontrolü ve A/B planına geçiş eşiği ( yağış). Çadır kiralamada yan panel ve şeffaf perde opsiyonunu önceden opsiyonlayın. Zemin için kaymaz plakalar; elektrik ekipmanını 15 cm yükseltide konumlandırın. Programdan önce yağış senaryosu duyurusu yapın.
Ses/ışık/LED ekran toplam watt’ı hesaplayıp güvenlik payı bırakın. Ayrı sigorta hatlarına bölün; jeneratör varsa otomatik transfer switch (ATS) kullanın. Kablo geçişlerini kauçuk kanal ile koruyun; ıslak zeminlerde priz kullanmayın, sızdırmaz IP44 tercih edin.
Tek kullanımlık yerine kiralık cam-porselen; kağıt peçetelerde FSC sertifika tercih edin. Çiçekleri köpük yerine cam tüplere yerleştirip sonrasında hastanelere/yaşlı bakım evlerine bağışlayın. Atık ayrıştırma için üçlü istasyon (organik, geri dönüşüm, diğer) kurun.
Hediye masasına barkodlu/numaralı küçük etiketler koyun; misafirin adını, hediyeyi ve iletişimini bir Google Form’a girin. Teşekkür mesajlarını etkinlikten 48 saat sonra bu listedeki hediyeye referans vererek kişiselleştirin; iade/garanti süreçleri için kayıt elinizde olur.
VIP girişini genel akıştan ayırın, 10 dakikalık tamponla anonsları senkronlayın. Ön sırada ayrılmış koltuklar, ayrı ikram tepsisi ve hızlı çıkış rotası sağlayın. Foto ve sahne tebriklerini 3 dakikayı geçmeyecek şekilde bloklayın; bekleme sürelerini minimize edin.
Yabancı misafir varsa yönlendirme tabelalarını TR/EN ikili tasarlayın. Mikro anonsların metnini iki dilde kısa, fiil odaklı hazırlayın. QR ile program akışının çok dilli PDF’ine erişim verin; çeviri tutarlılığı için tek bir terimler sözlüğü kullanın.
Girişte en az 90 cm genişlikte rampalı erişim, masa aralarında 120 cm koridor bırakın. İşitme cihazı kullanıcıları için konuşma alanına taşınabilir indüksiyon döngü sistemi ekleyin. Menü ve programı 16-18 punto, yüksek kontrastla basın; görme engelliler için QR ile sesli versiyon sunun.
Ayrı bir “kids corner” alanında yumuşak zemin, toksik olmayan boyalar ve kilitli prizler kullanın. 1 bakıcı/10 çocuk oranını aşmayın. Balonlar lateks alerjisi riskine karşı folyo tercih edilebilir. Çocuk etiketlerine ebeveyn telefon numarası yazın; kapıdan yalnız çıkışı engelleyin.
Girişte yığılmayı önlemek için alfabe sıralı karşılama masası kurun (A-G, H-N, O-Z). Dairesel masalarda 150 cm çapta 8, 180 cm çapta 10 kişi idealdir. Yaşlı ve çocuklu aileleri çıkışlara yakın yerleştirerek sirkülasyonu kolaylaştırın; sahne görüş açısını 45° içinde tutun.
