Özel Günler ve Kutlamalar

Hoparlörleri mikrofon hizasından 1 metre öne konumlandırın. Kardioid mikrofon kullanarak yankıyı engelleyin. Ses testini programdan önce 250Hz, 2.5kHz ve 5kHz bantlarında notch filtreyle ayarlayın.

Pasta anı için ışığı 3200K sıcak beyaza çekin. Fotoğrafçılara “sessiz flaş” işareti verin, müzikle anı senkronlayın. Spot ışığını doğrudan yüze değil, 45° açıyla üstten yansıtın; göz kamaşması önlenir.

Girişte alfabetik karşılama masası kurun, masalara isimli kartlar yerleştirin. Yaşlı veya çocuklu aileleri çıkışa yakın oturtun. Sirkülasyon 45° görüş açısında kalırsa kimse sahneyi kaçırmaz.

Yumuşak zemin, toksik olmayan boya ve priz kapakları kullanın. 1 bakıcı/8 çocuk oranı idealdir. Ebeveyn telefonu yazılı bileklik verin. Çocuk alanını ana akıştan 10 metre uzak konumlandırın.

Başlangıç ve bitiş saatlerini 10 dakikalık bloklara bölerek her görev için “sorumlu kişi, alternatif kişi, ekipman” kolonları oluşturun. Kritik anlarda (konuşma, dans, video gösterimi) +5/-5 dakikalık tamponlar planlayın. Google Sheets üzerinden paylaşırsanız tüm ekip aynı akışta ilerler, gecikme yaşanmaz.

Kişiye özel QR kodlu dijital davetiye oluşturun. Katılımcı onayladığında takvimine otomatik eklenen .ics dosyası gönderin. Katılım sayısı, menü tercihi ve özel istekler anlık olarak takip edilir. Fiziksel baskı maliyeti de ortadan kalkar.

Toplam bütçeyi yüzde bazlı bölün: mekân , yemek , müzik , dekorasyon , kayıt/fotoğraf , yedek , diğer . Her harcamayı “planlanan/gerçekleşen” olarak kaydedin. Harcama ’u aşarsa eşdeğer kalemden kısarak dengede kalın.

Ayakta düzende kişi başı 12 atıştırmalık, oturmalı düzende porsiyon yeterlidir. Tabağın boyutunu 22 cm’de sınırlayın, fazla alımı önleyin. Vegan ve alerjen etiketleriyle misafir yönlendirmesi sağlayın, gıda atığı ciddi oranda azalır.

Davet formuna “alerji/diyet kısıtlaması” alanı ekleyin. Alerjenli yiyecekleri renk koduyla (kırmızı = içerir, yeşil = içermez) ayırın. Servis personeline bu kodlamayı önceden öğretin. Çapraz bulaşma riskini azaltmak için hazırlık alanlarını ayırın.

Masalara küçük bir kart yerleştirip Wi-Fi bilgisi, acil durum çıkışları, tuvalet ve sigara alanı yönlerini yazın. Soru trafiği azalır, misafir deneyimi artar.

Dekor, cam-porselen, tekstil ve elektrik ekipmanı için dört ayrı toplama ekibi kurun. Kırılganlar için orijinal kasalar; kablolar numaralı sargılara alınır. Mekân teslim formunu fotoğraflarla kapatın.

Etkinlikten bir hafta önce aynı saat diliminde mekâna gidip ışık koşulları, priz yerleri ve akustik yankıyı test edin. Kısa bir “dry-run” ile giriş-çıkış akışını prova edin.

Kapalı alanlarda CO₂ sensörüyle havalandırmayı izleyin; 1000 ppm’i geçerse kapı-pencere döngüsü yapın. Yoğun parfüm yerine hafif doğal esans difüzörü kullanın.

Kısa bir metin hazırlayıp 2 dakikayı geçmeyecek şekilde karşılıklı okuyun. Ardından yakın aileden biri kısa bir tost yapar; müzikle ilk dansa bağlanır.

Sıcak ürünleri 63°C üzerinde, soğukları 5°C altında tutacak termal kutular ve sıcak tutucular kullanın. Servis öncesi prob termometre ile kayıt alın; gıda güvenliği sağlanır.

Etkinlikten 24–48 saat sonra kişiselleştirilmiş teşekkür e-postası gönderin; fotoğraf galerisi linki ve kısa anket (NPS) ekleyin. Geri bildirim, bir sonraki organizasyonu iyileştirir.

Menüde en az bir vegan, bir glutensiz, bir laktozsuz seçenek bulundurun. Aynı lezzet formunda alternatif sunmak (ör. üç mini tatlı: klasik, glutensiz, şekersiz) dışlanmışlık hissini önler.

Kurulum saatleri, yedek ekipman, gecikme cezaları ve iptal koşullarını yazılı netleştirin. Özellikle foto-video teslim süreleri ve ham/işlenmiş dosya koşullarını belirleyin.

İlk bakış, aileye teşekkür, pasta gibi anlara 20–30 sn’lik cue parçaları hazırlayın. DJ yazılımında hot cue’larla işaretleyin; anlar kusursuz geçer.

Renk paletini iki renkle sınırlayın (ör. kırmızı-beyaz). Masa üstünde aşırı sembol yerine tek güçlü vurgu (bayrak veya rozeti) tercih edin; görsel karmaşa azalır, saygı ve şıklık korunur.

Aileler arası ziyaret saatlerini tek bir WhatsApp yayın listesiyle planlayın; gruplar yerine yayın listesi mahremiyeti korur. 45 dakikalık slotlar ve 15 dakikalık yol payı ile gecikmeleri önlersiniz.

Masada 3 fotoğraflık mini kronoloji (çocukluk–gençlik–bugün) sergileyin, yanına kısa anı kartları ekleyin. Konuşmada bu kronolojiyi takip etmek duygusal etkiyi güçlendirir.

İlk buluşma mekanı/menüsünden esinlenerek iki kişilik set menü oluşturun. Menü kartına “neden bu yemek?” notu ekleyin; kişisel bağ kurulur.

Sürpriz anını ev sahibi girişinden 5 dakika öncesine kilitleyin. Kapı öncesi ışık ve müziği kısın; “hazır” komutu gelmeden kimse telefon flaşı açmasın.

23:55’te yavaş tempodan orta tempa, 23:59:30’da anons, 23:59:50’de müzik drop ve 00:00’da konfeti/mum/ışık patlatma. 00:02’de foto çekimi için ışığı nötre alın; sonra dans temposuna dönün.

Yaka mikrofonlarını gelin-damat-memura ayrı kanallarda verin; rüzgâr filtresi takın. Hoparlörleri mikrofon hattıyla aynı hizada değil, önde konumlandırın; geri besleme azalır.

Davet saatinden 15 dakika önce düşük volümlü müzik ve hafif ikramla alımı başlatın. Geç kalanların akışı bozmasını önler; resmi açılışı tam saatinde yaparsınız.

Mekân çevresinde 3 dakikalık iniş-biniş alanı belirleyin; yaşlı ve engelli misafirler için öncelik. Toplu taşıma ve shuttle saatlerini QR’la paylaşın; valeler için POS ve makbuz süreci hazır olsun.

Numaralı iki parçalı fiş kullanın; biri müşteride kalır. Kıyafet türüne göre askı ayırın (paltolar ayrı). Yoğun saatlerde ek personel planlayın; 10 saniye/teslim hedefiyle kuyruk oluşmaz.

Konuşmaları 3 dakikayla sınırlayın; sunucuya süre kartları verin (2 dk, 1 dk, bitir). Arka fonda düşük sesli ambient müzikle süreyi hissettirin; ritim bozulmaz.

Alfabetik liste ve QR okuyucu kombinasyonu kullanın. İsimsiz konuklar için “walk-in” kayıt formunu ayrı tablette açın. 200 kişide hedef: kişi başı <15 sn.

Çıkış kapısına mini hediye istasyonu kurun; akışın tıkanmaması için iki masa ve bir yönlendirme personeli planlayın. Hediye boyutunu minimal tutun; taşıma kolaylığı ve atık azaltımı sağlar.

Girişte küçük hoş geldin içeceği, çıkışta mini gece atıştırmalığı paketi gibi iki sürpriz dokunuş planlayın. Bu öğeler programın doğal boşluklarına yerleştirilirse hatırlanma skoru artar.

Arka planı 2.4 m genişlikte kurun; yanlara iki LED panel ve yer işaretleri ekleyin. Kuyruk yönetimi için 30 sn/poz hedefi koyun, QR ile anında dijital teslim sistemi kurun; sosyal paylaşım anında artar.

Mumları cam silindir içinde ve yanıcı dekorlardan 30 cm uzakta konumlandırın. Masa başına en fazla 3 küçük mum; çıkışlarda ve çocuk alanlarında mum kullanmayın. Yangın söndürücü konumları personelce bilinsin.

İki hat kurun: hızlı hat (bira/şarap), kokteyl hattı (özel içecek). Menüde 2 imza kokteyl seçin, malzemeleri ön porsiyonlayın. Bardak stokunu yedekleyin; buz için kişi başı 1.5 kg hesaplayın.

Girişte “fotoğraf istemiyorum” rozeti/etiketi sunun. Foto-video ekibi bu rozetli misafirleri kare dışında tutar; GDPR/KVKK hassasiyeti için iyi uygulamadır.

Gönderici alan adı için SPF/DKIM/DMARC kayıtlarını ayarlayın; toplu gönderimde bounce oranını izleyin. Konu satırını kısa ve kişisel tutun; gereksiz görsel ve ağır eklerden kaçının ki spam filtrelerine takılmayın.

İçerik listesini (yumurta, süt, gluten vb.) pastanın yanında görünür kılın. Kesim bıçağını alerjensiz ürünlerle temas ettirin, her 5 dilimde bir bıçak temizliği yapın. Küçük çocuklar için mum üfleme sonrası üst katı servis edin, alt katı koruyun.

Tüm kritik anları cue kartlarına yazın (C1: giriş müziği, C2: konuşma, C3: ilk dans…). Telsizle DJ, sunucu, servis şefi ve foto-video ile tek elden koordine edin. Geri sayım işaretleri (T-30 sn, T-10 sn) ile aksaklıkları önleyin.

Davetiyede anlaşmalı STK’nın bağış sayfasına yönlendiren kişisel QR paylaşın. Masalarda küçük kartlarla bağışın etkisini anlatın. Sonrasında toplam tutarı ve teşekkür mesajını konuklara iletin; şeffaflık güven oluşturur.

Konuklardan çifte mesajlarını küçük kartlara yazmalarını isteyin; mühürlü zarfları tarih atarak saklayın. Bir sonraki yıldönümünde açılacak şekilde evde güvenli bir kutuda bekletin; uzun vadeli duygusal değer yaratır.

Renk paletini kurumsal kimliğe göre belirleyin; girişte ışıklı logo, masalarda minimal logolu menü kartları kullanın. Konuşma arkasında ekranlarda kısa başarı görselleri dönüşümlü oynasın; aşırı marka yüklemesinden kaçının.

Düşük gecikmeli protokol (RTMP/SRT) ile 1080p yayın kurun; ayrı uplink için telefon paylaşımı değil, yedek LTE modem kullanın. Ses miksajını salondan değil, mikser AUX çıkışından alın. Yayın linkini davetiyeye QR olarak ekleyin; uzaktaki misafirler anı kaçırmaz.

Teslim formatını (JPEG 300 dpi + sosyal medya 2048 px) ve teslim süresini sözleşmede netleştirin. Çiğ (RAW) dosya politikası, kullanım hakkı ve marka etiketleme kurallarını yazılı belirleyin. Misafirlere açık bir “fotoğraf paylaşım etiketi” (#) tanımlayın.

Bant, cımbız, iğne-iplik, yedek düğme, leke çıkarıcı mendil, ağrı kesici, yara bandı, antihistaminik, telefon şarjı, powerbank içeren bir kutu hazırlayın. Girişte “ilk yardım” işareti ve sorumlu kişinin adı görünür olsun.

Girişte en az 90 cm genişlikte rampalı erişim, masa aralarında 120 cm koridor bırakın. İşitme cihazı kullanıcıları için konuşma alanına taşınabilir indüksiyon döngü sistemi ekleyin. Menü ve programı 16-18 punto, yüksek kontrastla basın; görme engelliler için QR ile sesli versiyon sunun.

Yabancı misafir varsa yönlendirme tabelalarını TR/EN ikili tasarlayın. Mikro anonsların metnini iki dilde kısa, fiil odaklı hazırlayın. QR ile program akışının çok dilli PDF’ine erişim verin; çeviri tutarlılığı için tek bir terimler sözlüğü kullanın.

VIP girişini genel akıştan ayırın, 10 dakikalık tamponla anonsları senkronlayın. Ön sırada ayrılmış koltuklar, ayrı ikram tepsisi ve hızlı çıkış rotası sağlayın. Foto ve sahne tebriklerini 3 dakikayı geçmeyecek şekilde bloklayın; bekleme sürelerini minimize edin.

Hediye masasına barkodlu/numaralı küçük etiketler koyun; misafirin adını, hediyeyi ve iletişimini bir Google Form’a girin. Teşekkür mesajlarını etkinlikten 48 saat sonra bu listedeki hediyeye referans vererek kişiselleştirin; iade/garanti süreçleri için kayıt elinizde olur.